Cette politique RGPD s’applique à Richmond Language Institute,

L’engagement de Richmond Language Institute

RICHMOND LANGUAGE INSTITUTE s’engage à intégrer la protection des données à caractère personnel dans sa stratégie d’entreprise, dans le respect de la législation et de la règlementation en vigueur.

RICHMOND LANGUAGE INSTITUTE s’engage à adapter en permanence ses processus et ses procédures de sorte à ce qu’ils restent conformes à la règlementation, qu’ils soient transparents et que les personnes concernées soient informées de manière concise, transparente et compréhensible du traitement qu’il sera fait de leurs données ; cette information devant leur être aisément accessible.

RICHMOND LANGUAGE INSTITUTE s’inscrit dès lors dans le respect de la Règlementation Générale sur la Protection des Données (RGPD)*.

Définitions

  • Donnée à caractère personnel : donnée contenant des détails sur les circonstances personnelles ou factuelles d’une personne physique particulière ou identifiable
  • Traitement de données : opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des Données Personnelles ou sur des ensembles de Données Personnelles, que ce soit par des moyens automatisés ou non, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, le stockage, l’adaptation ou l’altération, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou autre mise à disposition, l’alignement ou la combinaison, la restriction, l’effacement ou la destruction.

Responsable du traitement de données

RICHMOND LANGUAGE INSTITUTE est responsable du traitement de données à caractère personnel dans le cadre des activités suivantes :

  • Administration de la société et aspects légaux
  • Business Development et gestion des clients
  • Gestion des fournisseurs
  • Gestion des Ressources humaines
  • Gestion IT
  • Gestion de la communication et des relations publiques
  • Gestion financière
  • Gestion environnementale

Dans ce cadre, chaque membre du personnel amené à traiter des données personnelles veillera à respecter la plus stricte confidentialité par rapport aux données traitées.

Le respect des exigences résultant de cette politique doit toujours être vérifiable au moyen d’une documentation écrite en ce qui concerne les mesures prises et les éléments pertinents liés au traitement des données qui sont repris au sein de différents registres, listes (listes clients, listes de personnes enseignantes et personnes travaillant en sous-traitance) et hébergé soit sur le site ou dans disques durs.

La vérification du respect de ces exigences revient au Délégué à la Protection des Données (DPO).

Le délégué à la protection des données

Conformément à la règlementation, RICHMOND LANGUAGE INSTITUTE doit désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO) qui travaille avec le support de la Direction générale. Le DPO pour Richmond Language Institute est : Bruno Vandenbroucke.

Celui-ci peut être contacté à l’adresse suivante : bruno.vandenbroucke@richmondlanguage.fr

Toute demande d’information sur le traitement de données à caractère personnel par Richmond Language Institute, ainsi que toute demande visant à prendre connaissance, rectifier, compléter ou effacer les données à caractère personnel sont à introduire auprès du DPO.

Les données à caractère personnel qui doivent être conservées en vertu de la loi ou d’une convention ne pourront pas être effacées.

Communication de données à des tiers

Toutes les données à caractère personnel collectées sont traitées de manière strictement confidentielle et peuvent uniquement être communiquées à des tiers dans la mesure où cela est nécessaire à la réalisation des finalités décrites dans le contrat liant RICHMOND LANGUAGE INSTITUTE et la personne dont les données sont traitées et dans la mesure où cela est conforme aux dispositions légales en la matière.

Ces tiers recevront uniquement les données à caractère personnel nécessaires à l’exécution des missions qui leur ont été confiées et moyennant la souscription par ces tiers d’un engagement de respect de la confidentialité, des règles définies par le RGPD et de la présente politique.

Délai de conservation des données à caractère personnel

Toutes les données à caractère personnel collectées sont conservées le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité du traitement des données ou du délai prévu par la législation.

Sécurisation des données à caractère personnel

Toutes les mesures techniques et opérationnelles appropriées qui permettent de garantir la confidentialité des données à caractère personnel et d’empêcher un accès non autorisé ou d’utilisation non autorisée des données à caractère personnel, sont prises.

Sensibilisation, information et partenariat

La sensibilisation et l’information s’inscrivent dans le long terme.  Tant le personnel de RICHMOND LANGUAGE INSTITUTE que les fournisseurs, les enseignants, les clients, sont sensibilisés à la politique de RICHMOND LANGUAGE INSTITUTE en matière de protection des données à caractère personnel par le biais d’informations régulières et de formations adéquates.

Evaluation et mise à jour de cette politique

La présente politique en matière de protection des données à caractère personnel est régulièrement évaluée et mise à jour en fonction:

  • de l’état d’avancement des actions de mise en conformité des processus et des procédures de RICHMOND LANGUAGE INSTITUTE avec la nouvelle règlementation;
  • de la veille règlementaire;
  • des audits menés par le DPO;
  • des demandes de l’autorité de contrôle.

*Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données